En medio de la transformación digital y los cambios en los modelos de trabajo, las empresas en América Latina enfrentan un desafío que impacta directamente sus finanzas: la gestión de sus espacios de oficina. Aunque el gasto inmobiliario suele ser uno de los rubros más altos después de la nómina, su administración no siempre responde a criterios estratégicos ni al uso de datos.
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Este desbalance se ha hecho más evidente con la adopción del trabajo híbrido y las nuevas dinámicas de asistencia a las oficinas. De acuerdo con análisis del sector, incluso en esquemas 100 % presenciales los espacios suelen estar ocupados solo en un 70 % de su capacidad.
Esa brecha entre capacidad instalada y uso real implica que muchas organizaciones operan con oficinas sobredimensionadas o poco alineadas con sus necesidades actuales. En un contexto de presión por optimizar costos, esta situación se traduce en gastos que no necesariamente aportan al desempeño del negocio.
Datos, tecnología y planificación
Frente a este escenario, compañías como JLL señalan que una estrategia adecuada de gestión inmobiliaria puede generar ahorros entre el 10 y el 30 por ciento en portafolios de gran escala, además de mejorar la eficiencia operativa.
Según la firma, los principales retos que reportan más de 100 empresas en la región se concentran en cinco frentes: reducción de portafolio, control de costos, cultura organizacional, gestión de datos y bienestar de los empleados. Estos factores reflejan la necesidad de integrar decisiones inmobiliarias con objetivos corporativos más amplios.
En ese proceso, el uso de tecnología y analítica ha tomado un papel central. Las empresas están migrando de modelos de gestión reactivos hacia esquemas basados en datos, donde herramientas de planificación permiten entender cómo se utilizan los espacios en la práctica.
Servicios como el occupancy planning facilitan medir la ocupación real de las oficinas y ajustar la infraestructura a las necesidades del negocio. A esto se suman esquemas de consultoría que integran variables como cultura organizacional, tecnología y experiencia del empleado para definir el uso de los espacios de manera más precisa.
Las empresas están migrando de modelos de gestión reactivos. Foto:iStock
Productividad, talento y estrategia
La optimización de los espacios de trabajo tiene implicaciones que van más allá del control de costos. La forma en que se diseñan y utilizan las oficinas incide en la atracción y retención de talento, la productividad de los equipos y la adopción de modelos híbridos.
También se relaciona con objetivos de sostenibilidad, en la medida en que una mejor utilización de los espacios puede reducir el consumo de recursos y la huella operativa de las compañías.
En este contexto, el portafolio inmobiliario empieza a ser entendido como un componente estratégico dentro de la operación empresarial. La falta de estandarización, la fragmentación de activos en distintos países y la limitada visibilidad sobre su uso real han llevado a que más empresas busquen apoyo especializado.
Firmas con presencia regional han desarrollado soluciones que combinan análisis de datos y experiencia en real estate corporativo para apoyar la toma de decisiones. Este tipo de acompañamiento busca ofrecer una visión integrada del portafolio y facilitar ajustes en función de los cambios en el entorno laboral.
En un escenario marcado por la flexibilidad laboral y la presión por reducir costos, la gestión de los espacios de trabajo se consolida como un factor que incide directamente en las finanzas y en la operación de las empresas en la región.
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