Estando por culminar el mes de marzo la mayoría de los edificios y conjuntos han realizado sus asambleas ordinarias o al menos las han convocado para el mes de abril, con el fin de dar cumplimiento a la Ley 675 de 2001 y ajustándose a cada reglamento de propiedad horizontal.
Habiendo respondido varias preguntas que surgen en la época preparatoria de estas reuniones, así como las relacionadas con muchas de las funciones que cumple este órgano de administración, continúo con la última etapa en la cual siguen surgiendo interrogantes sobre aspectos que pueden afectar la legalidad y validez de las decisiones tomadas. Esto reviste mayor gravedad, si tenemos en cuenta que en asuntos económicos se tendría que ejecutar el presupuesto, sin que en algunos casos se haya omitido observar requisitos de forma y de fondo.
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“Nuestra asamblea se realizó a comienzos del mes de marzo de este año. ¿Qué sucede si se reúne de manera extemporánea, por cuanto efectuada recientemente, se encontraron irregularidades formales que se deben subsanar y además la mayoría de los miembros designados para el Consejo de Administración no aceptaron posteriormente el cargo?, ¿se entiende que esta se trata de una segunda convocatoria o se haría por derecho propio?”
Respuesta
La Ley determina que la asamblea se debe reunir, por lo menos una vez al año en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y en silencio de este, dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal. En el caso de la consulta, no se podría hablar de que la recién citada tenga el carácter de segunda convocatoria, pues esta solo se realizaría si habiendo sido citada la primera, no puede esta sesionar por falta de quórum. Tampoco se trataría de una asamblea por derecho propio porque el principal motivo para que los propietarios se reúnan en esta forma es que no hayan sido convocados en el término previsto.
La nueva reunión tendría el carácter de ordinaria o extraordinaria. En este último caso ya la convocatoria no la haría el administrador sino el consejo de administración designado, el revisor fiscal o un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos la quinta parte de los coeficientes de copropiedad. En general se aplicarían las disposiciones del reglamento de propiedad horizontal y la Ley 675 de 2001.
Imagen de Asambleas de copropietarios Foto:Generada con IA/ Gemini
Pregunta
“¿Qué requisitos mínimos debe contener el acta de la asamblea ordinaria?, ¿quién la debe elaborar el administrador o la persona que actuó como secretario de la asamblea?”
Respuesta
El contenido del acta de la asamblea es el que establezca cada reglamento de propiedad horizontal y en todo caso es necesario tener en cuenta lo previsto en el artículo 47 de la Ley 675 de 2001 (norma de orden público) que prevé varios requisitos mínimos como indicar si la asamblea es ordinaria o extraordinaria, la forma de convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada con su coeficiente y los votos emitidos.
Añade las formalidades que se deben seguir, como la firma del presidente y del secretario de la reunión. Es importante recordar una de las principales funciones que la Ley otorga al presidente de la asamblea, en el sentido de representar legalmente a la persona jurídica para suscribir el contrato con el administrador, cuando no exista el consejo de administración, pues en este evento la facultad correspondería al presidente de este órgano.
En respuestas anteriores he sugerido que, acudiendo a otras fuentes como el Código de Comercio, se podría consignar en el acta los asuntos tratados, los votos emitidos a favor o en contra, y las decisiones adoptadas, mientras que los soportes podrán ser anexados, formando parte de la misma. De igual manera he recomendado la lectura y análisis de la Sentencia C-190 de 2019 de la Corte Constitucional sobre las actas de las asambleas, su importancia como medio probatorio y la oportunidad para su impugnación y en la que, pese a declararse inhibida, la Corte hace importantes reflexiones.
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